Comment Gérer son Temps Efficacement durant un Long Congé ?

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Statue d'un lapin blanc tenant une montre à gousset en or pour gérer efficacement son temps
White Rabbit Holding Gold Frame Pocket Watch Statue, sur Pexels, sous licence CC0

L’angoisse de la page blanche… Je l’ai rencontrée il y a peu, au moment de remplir les premières journées de mon congé longue durée. Ainsi que la crainte de ne pas bien équilibrer les différents objectifs que je m’étais fixés.

Comment bien gérer son temps quand on en a beaucoup, en somme ? 😉 Au bout de quelques semaines, je pense avoir trouvé une solution simple, qui me convienne : établir un agenda standard. Je la partage avec toi dans cet article !

Une myriade d’opportunités

Personne confuse devant plusieurs choix

« Tout feu, tout flammes » après quelques premières semaines « Tout peu, tout flemme » pour me vider la tête (et accessoirement quand même gérer un déménagement, premier symbole de ma démarche de changement), j’avais en effet décidé de nourrir comme il se doit les 4 dimensions principales de la vie :

  • Physique :

    • sommeil suffisant dont micro-sieste

    • alimentation plus saine

    • activité physique régulière…

  • Émotionnelle :

    • ménager du temps pour prendre des nouvelles de ma famille et mes amis

    • organiser quelques WE prolongés pour aller les voir

  • Mentale :

    • apprendre, apprendre, toujours apprendre. A parler l’espagnol, à mieux gérer mes finances personnelles, à jouer le rift de Highway to Hell à la guitare électrique, …

    • reprendre la lecture d’ouvrages de référence en développement personnel. Mais aussi d’œuvres de fiction comme Le Trône de fer !

  • Spirituelle :

    • pratique quotidienne de la méditation de pleine conscience

    • réflexion régulière sur mes valeurs, mon énoncé de mission personnel et plus largement ce que je veux faire de ma vie

    • contribution citoyenne

L’objet n’est pas ici de détailler ces activités, je reviendrai sur certaines d’entre elles dans de prochains articles. Mais simplement de te montrer que je n’avais que l’embarras du choix.

Sans compter que je m’étais fixé le défi de changer de vie et de travailler à créer ma propre entreprise en faisant ma demande de congé sabbatique ! Je devais prévoir suffisamment de temps pour mener cette réflexion et réaliser les démarches nécessaires.

Par ailleurs, soyons réalistes, je devais aussi prévoir du temps pour m’occuper des différentes « taches ménagères » : courses, cuisine, vaisselle, ménage, travaux dans mon logement, tenue des comptes…

Toyota à la rescousse

Comment gérer son temps et le répartir entre ces nombreuses activités que j’ambitionnais de réaliser ? C’est le Lean qui m’a fourni la solution !

Cette méthode de gestion de la production « au plus juste » est une démarche d’amélioration continue. Au Japon, Toyota l’a quasiment élevée au rang de religion et quelques décennies plus tard, elle imprègne désormais l’industrie toute entière, dans tous les pays.

Chez mon employeur, elle représente la pierre angulaire d’un système plus large appelé le Sanofi Manufacturing System, présenté de manière globale dans la courte vidéo sympa ci-dessous :

Dans ce système, les équipes ont à leur disposition de nombreux outils pour améliorer leurs performances. Et ce, de manière consistante et homogène entre les différents sites de production du Groupe. L’un de ces outils est l’agenda standard.

C’est une sorte d’emploi du temps scolaire, décliné en poupées russes aux différents niveaux d’une organisation donnée. Ainsi, il fournit de la visibilité à tout le monde sur l’emploi du temps des différentes équipes.

Mais permet aussi de s’assurer que les différentes taches à mener (présence terrain, réunions périodiques, entretiens en tête-à-tête…) disposent chacune d’un créneau réservé.

Pourquoi ne pas m’inspirer de cet outil ? Pourtant, certains de mes collègues pourraient vous dire qu’à son arrivée dans mon usine, je n’en étais pas le plus fervent défenseur !

Mais à l’usage, sur une période d’un an, je dois reconnaître qu’il remplit plutôt bien ses objectifs principaux : visibilité et exhaustivité. Même s’il ne règle évidemment pas tous les problèmes. Je recommande ainsi un sérieux tri dans les réunions périodiques avant de les graver dans le marbre d’un agenda standard !

Il n’y avait a priori aucune raison que ce qui fonctionne à l’échelle d’une organisation professionnelle ne puisse pas être adapté à l’échelle d’un individu pour gérer son temps !

Une solution “efficace et pas chère” pour gérer son temps

Personnes marchant sur un emploi du temps géant
Photo by Curtis MacNewton on Unsplash

J’avais pris ma décision et j’ai alors rapidement élaboré mon premier agenda hebdomadaire standard.

L’idée est de prévoir des “blocs temps” assez génériques (Physique, Mental, Emotionnel, Spirituel, Taches ménagères, Recherches pro…). Afin de rester libre des activités que l’on veut mener au jour le jour, mais de ne négliger aucun domaine.

Dans mon cas, ces blocs sont d’une durée de 1 à 2 heures. Et entre certains d’entre eux, j’ai prévu des “créneaux tampons”, vides, pour pouvoir absorber des demandes de dernière minute.

On peut établir cet agenda pour gérer son temps les jours de semaine uniquement. Ou couvrir également le week-end. C’est le choix que j’ai retenu, car lors d’un long congé il n’y a plus un distinguo aussi important que cela entre semaine et week-end.

Après un peu moins de 2 mois de test et une première révision (l’outil doit rester flexible), je suis assez satisfait du résultat.
 
Bien sûr, il est un peu trop ambitieux et il n’y a probablement encore pas assez de place pour l’imprévu (l’agenda standard vise à être respecté 90% du temps, je n’y suis pas). Je n’arrive donc pas forcément à boucler chaque jour l’ensemble des taches que je m’étais fixées.
 
Mais en fin de semaine, je peux te dire que j’ai un vrai sentiment de satisfaction en constatant que je n’ai négligé aucune des dimensions principales qui me tiennent à cœur. Je peux prendre un peu de retard sur l’une ou l’autre d’entre elles, mais je n’en oublie aucune. Et cela suffit à mon bonheur !
 
Optimiser son « temps libre », tout ça ne te semblera peut-être pas très « lâcher prise »… mais remplit,  je suppose, mon besoin de planification cher au Colonel John « Hannibal » Smith, comme qui « j’adore quand un plan se déroule sans accroc » ! 😀

Et toi, aimerais-tu mieux gérer ton temps ?

Toi aussi, tu as un peu de mal à choisir quelle activité réaliser à un moment donné ? Emporté sur ta lancée, tu passes beaucoup plus de temps que prévu sur une tache, au détriment des autres, bien entendu ?
 
Alors pourquoi ne prendrais-tu pas 1 heure maximum pour essayer d’établir ton propre agenda standard ?
 
L’exercice en lui-même peut être salutaire. Tu prendras conscience que tu dois probablement faire des choix et ne peux pas forcément faire toutes les choses qui te tiennent à cœur.
 
Pas toutes en même temps en tous cas, mais si tu disposes de plusieurs mois de congé, rien ne s’oppose à ce que tu consacres plusieurs semaines à une tache avant de la remplacer par une autre. Mais tu seras probablement surpris aussi de la puissance de cet agenda au quotidien.
 
Si tu n’aimes pas trop planifier, ton premier réflexe sera peut-être de le ranger dans un tiroir, mais tu verras qu’il peut agir comme une vraie boussole. Pour ne jamais perdre de vue tes objectifs fondamentaux et t’amener à bon port au terme de ton congé. As-tu vraiment une bonne raison de ne pas essayer ? 🙂 
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